Meldungen stornieren und Guthaben
Manchmal meldet ein Aussteller die falschen Hunde, wählt die falsche Veranstaltung oder überlegt es sich nach der Zahlung einfach anders. Dieses Kapitel erklärt, wie man eine bezahlte Meldung storniert, was mit dem Geld geschieht und wie der Aussteller es wieder verwendet.
Es ist für denjenigen geschrieben, der die Ausstellung vom Bürorechner aus führt. Der Aussteller tut nichts, außer die eintreffende Nachricht zu lesen und erneut zu melden.
Geld geht nie den Weg zurück, den es gekommen ist
Womit auch immer der Aussteller bezahlt hat — Karte, Überweisung oder Bargeld — eine stornierte Meldung erzeugt keine Rückzahlung auf diesem Weg. Der Betrag wird in das credit des Ausstellers gelegt, und der Aussteller gibt es bei der nächsten Meldung aus. Keine Kartenzahlung wird je rückabgewickelt.
Das ist eine bewusste Entscheidung und lässt sich über die Oberfläche nicht ändern: es gibt nirgends eine Schaltfläche, die Geld auf eine Karte zurückschickt. Sagen Sie es klar heraus, wenn ein Aussteller fragt — die Antwort lautet nicht „mal sehen“, sondern „es wird zu Guthaben, und Sie nutzen es beim nächsten Mal“.
Guthaben gehört zu einer Organisation
Guthaben ist kein gemeinsamer Topf. Jeder Betrag wird gegenüber der Organisation geführt, die die Zahlung erhalten hat, und er lässt sich nur auf Ausstellungen derselben Organisation ausgeben. Ein Aussteller mit Guthaben bei zwei Organisationen hat zwei getrennte Stände.
Der Datensatz des Ausstellers zeigt einen einzigen Credit amount, und diese Zahl ist die Summe aller Stände. Sie beantwortet „wie viel habe ich insgesamt“, nicht „wie viel kann ich hier ausgeben“. Die zweite Frage beantwortet die Liste credit movements, die in jeder Zeile die Organisation nennt.
Diese Unterscheidung ist die Ursache fast jedes Telefonats über Guthaben: es lohnt sich also, sie klar zu haben, bevor der Anruf kommt.
Gelöscht oder storniert
Es gibt zwei Wege, eine Meldung rückgängig zu machen, und sie sind nicht austauschbar:
| Die Meldung ist | Was geschieht |
|---|---|
| unbezahlt | sie wird gelöscht — es wurde nichts eingenommen |
| bezahlt | sie wird storniert — sie bleibt und wird Guthaben |
Die Anwendung wählt für Sie. Der Löschbefehl verweigert eine bezahlte Meldung, und der Stornobefehl verweigert eine unbezahlte.
Eine bezahlte Meldung stornieren
Wann es möglich ist
Stornieren ist möglich, solange die Meldungen dieser Veranstaltung noch offen sind und die Ausstellung nicht beendet ist. Sind die Meldungen geschlossen, haben die Hunde Katalognummern und sind auf die Ringe verteilt, und das rückgängig zu machen ist ein völlig anderer Vorgang.
Nur ein Administrator kann stornieren. Der Aussteller kann es von seinen eigenen Seiten aus nicht: er wendet sich an Sie, und Sie führen es aus.
Wie es geht
- Öffnen Sie die Seite entries und suchen Sie die Meldung. Der Status zeigt, ob sie bezahlt ist.
- Doppelklicken Sie auf die Zeile, um sie zu öffnen.
- Drücken Sie Cancel entry. Die Schaltfläche gibt es nur bei einer bezahlten Meldung, die nicht bereits storniert ist.
- Bestätigen Sie.
Die Bestätigung stellt eine einzige Frage. Wenn Sie festhalten wollen, warum die Meldung storniert wurde, schreiben Sie es danach in das Feld Cancelled note, das nach dem Storno auf der Meldung erscheint.
Wie hoch der Betrag ist
Gutgeschrieben wird der entry amount — der volle Preis der Meldung, dieselbe Zahl, die der Aussteller vor dem Bezahlen gesehen hat.
Die Kartengebühr ist nicht enthalten. Im obigen Beispiel beträgt der Meldebetrag 114,00 und die Gebühr 1,50, der Aussteller hat also 115,50 gezahlt und bekommt 114,00 als Guthaben zurück. Die Organisation hat diese Gebühr bereits an die Bank gezahlt und bekommt sie durch das Stornieren nicht zurück, also wird sie auch dem Aussteller nicht gegeben. Bei per Überweisung oder bar bezahlten Meldungen gibt es keine Gebühr und die Frage stellt sich nicht.
Was mit der Meldung geschieht
Die Meldung wird nicht gelöscht. Sie bleibt in den Listen, als storniert markiert, denn sie ist der Beleg über Geld, das tatsächlich eingenommen wurde.
Was sich ändert, ist, dass ihre Hunde beiseitegelegt werden. Von diesem Moment an zählt die Meldung für die Ausstellung nichts mehr:
- sie erscheint nicht mehr in den Statistiken, im Katalog, auf den Ausstellerkarten oder in der Ringzuteilung;
- ihre Hunde sind wieder frei, um für dieselbe Veranstaltung gemeldet zu werden — das ist der Sinn des Stornierens;
- die Liste der Hunde, die sie enthielt, bleibt auf der Meldung unter Cancelled dogs sichtbar.
Die Meldung bleibt als paid markiert, denn das war sie. Es ist das Storno, das sie aus der Ausstellung nimmt, nicht der Zahlungsstatus.
Das ist auch der Grund, warum der Bezahlt-Schalter bei einer per Karte bezahlten Meldung wirkungslos bleibt. Eine Kartenzahlung wieder auf unbezahlt zu setzen, war früher ein Weg, die Meldung löschbar zu machen, und das eingenommene Geld wäre dann spurlos verschwunden. Stornieren Sie stattdessen die Meldung: der Betrag geht ins Guthaben und bleibt sichtbar.
Der Aussteller wird benachrichtigt
Eine E-Mail geht automatisch hinaus, in der Sprache des Ausstellers, mit der Angabe, welche Meldung storniert wurde, wie viel gutgeschrieben wurde und wie der Stand nun ist. Sie müssen nicht gesondert schreiben.
Ist die Adresse falsch und die Nachricht kommt zurück, bleibt das Storno dennoch bestehen: das Geld ist bereits ins Guthaben zurückgeflossen. Nur die Benachrichtigung schlägt fehl.
Das Guthaben ausgeben
Der Aussteller muss nicht darum bitten, dass das Guthaben verwendet wird. Es wird von selbst angerechnet, vor dem Zahlungsschritt, und der Betrag am Ende des Assistenten ist bereits darum bereinigt.
Verfügbar ist nur der Stand gegenüber der Organisation dieser Ausstellung. Hat der Aussteller fünfzig Euro bei einer anderen Organisation, erscheint dieses Geld nicht und kann nicht genutzt werden.
Deckt eine Anmeldung mehrere Veranstaltungen ab, wird das Guthaben Meldung für Meldung verbraucht, beginnend mit der frühesten Veranstaltung. Die nächstgelegene Ausstellung wird also zuerst gedeckt, und was übrig bleibt, geht an die nächste.
- Eine vollständig durch Guthaben gedeckte Meldung hat nichts zu zahlen und keine Kartengebühr.
- Eine nur teilweise gedeckte Meldung behält einen zu zahlenden Rest, und zahlt der Aussteller per Karte, trägt diese Meldung die Gebühr.
Eine Meldung, die das Guthaben vollständig deckt, wird sofort als bezahlt verbucht. Es ist keine Zahlung zu leisten, also bleibt für Sie nichts zu bestätigen.
Eine Organisation auf einmal
Eine einzelne Anmeldung kann keine Ausstellungen verschiedener Organisationen mischen. Wählt der Aussteller Veranstaltungen, die zu zweien von ihnen gehören, wird die Anmeldung abgewiesen und er muss getrennt melden.
Der Grund ist das Guthaben: jede Meldung müsste einen anderen Stand in Anspruch nehmen.
Wo man das Guthaben ansieht
Öffnen Sie den Aussteller. Der Datensatz hat vier Reiter — personal data, dogs, entries und credit movements. Das Feld Credit amount im ersten Reiter ist die Summe über alle Organisationen und ist schreibgeschützt.
Der Reiter credit movements ist der, der die nützlichen Fragen beantwortet. Jede Zeile trägt das Datum, die Ursache, den Betrag, den Stand danach, die Organisation und die Notiz.
Ein Guthaben von Hand korrigieren
Die Guthabenzahl lässt sich nicht überschreiben. Sie ist die Summe der Bewegungen, und sie direkt zu ändern, ließe die Summe das eine und die Liste das andere sagen. Eine Korrektur erfolgt daher durch das Hinzufügen einer Bewegung.
- Öffnen Sie den Aussteller.
- Gehen Sie in den Reiter credit movements.
- Drücken Sie auf das + über der Tabelle.
- Wählen Sie die Organisation, geben Sie den Betrag ein, schreiben Sie den Grund und bestätigen Sie.
Organization — auf welchen Stand sich die Korrektur bezieht. Guthaben wird immer gegenüber einer Organisation geführt, dieses Feld kann also nicht leer bleiben.
Amount — mit Vorzeichen. Ein positiver Betrag fügt Guthaben hinzu, ein negativer nimmt welches weg. Ein Stand kann nicht unter null gedrückt werden: die Korrektur wird abgewiesen, wenn sie es täte.
Note — Pflicht. Eine Korrektur ohne schriftlichen Grund ist genau die Zeile, die ein halbes Jahr später niemand mehr erklären kann.
Korrekturen stehen nur Administratoren offen, und sie hinterlassen wie jede andere Bewegung eine Zeile in der Liste. Nichts wird je überschrieben oder entfernt.
Wenn etwas nicht funktioniert
Die Schaltfläche Cancel entry ist nicht da. Sie erscheint nur bei einer Meldung, die bezahlt und nicht bereits storniert ist. Bei einer unbezahlten Meldung gibt es nichts zurückzugeben, und die Meldung wird stattdessen über die Werkzeugleiste gelöscht.
Das Stornieren wird abgewiesen. Die Meldungen dieser Veranstaltung sind geschlossen, oder die Ausstellung ist beendet. Beides wird beim Bestätigen geprüft, nicht beim Zeichnen der Schaltfläche: die Abweisung kann also im letzten Moment kommen.
Der Aussteller sagt, das Guthaben erscheine beim Melden nicht. Fast immer gehört das Guthaben zu einer anderen Organisation. Öffnen Sie den Reiter mit den Guthabenbewegungen und sehen Sie in die Organisationsspalte: der Stand ist nur auf Ausstellungen der dort genannten Organisation nutzbar.
Die Anmeldung wird mit einer Meldung über Organisationen abgewiesen. Der Aussteller hat Veranstaltungen ausgewählt, die zu mehr als einer Organisation gehören. Er muss getrennt melden, einmal je Organisation.
Der Bezahlt-Schalter bleibt bei einer per Karte bezahlten Meldung wirkungslos. Das ist Absicht — siehe oben. Stornieren Sie stattdessen die Meldung.
Das Gesamtguthaben passt nicht zu den Bewegungen. Das sollte nie vorkommen, denn jede Bewegung schreibt beides. Sehen Sie es dennoch, versuchen Sie nicht, die Summe von Hand zu korrigieren: sie lässt sich ohnehin nicht eingeben. Fügen Sie eine manuelle Korrektur mit der Differenz und einer Notiz hinzu, die sagt, was Sie vorgefunden haben, damit die Abweichung festgehalten statt versteckt wird.