Anular inscripciones y crédito
A veces un expositor inscribe los perros equivocados, elige el evento equivocado, o sencillamente cambia de idea después de pagar. Este capítulo explica cómo anular una inscripción pagada, qué pasa con el dinero, y cómo lo vuelve a usar el expositor.
Está escrito para quien lleva la exposición desde el ordenador de la oficina. El expositor no hace nada salvo leer el mensaje que llega y volver a inscribirse.
El dinero nunca vuelve por donde vino
Sea lo que sea lo que el expositor usó para pagar — tarjeta, transferencia bancaria o efectivo — una inscripción anulada no produce una devolución por ese canal. El importe se coloca en el credit del expositor, y el expositor lo gasta en la próxima inscripción. No se revierte nunca ninguna transacción con tarjeta.
Es una decisión deliberada y no puede cambiarse desde la interfaz: no hay ningún botón en ninguna parte que devuelva dinero a una tarjeta. Dilo con claridad cuando lo pregunte un expositor — la respuesta no es «ya veremos», es «se convierte en crédito, y lo usas la próxima vez».
El crédito pertenece a una organización
El crédito no es un fondo único. Cada importe se mantiene hacia la organización que recibió el pago, y solo puede gastarse en exposiciones de esa misma organización. Un expositor con crédito en dos organizaciones tiene dos saldos separados.
La ficha del expositor muestra un único Credit amount, y esa cifra es la suma de todos los saldos. Responde a «cuánto tengo en total», no a «cuánto puedo gastar aquí». A la segunda pregunta la responde la lista credit movements, que nombra la organización en cada línea.
Esta distinción es el origen de casi todas las llamadas telefónicas sobre el crédito, así que vale la pena tenerla clara antes de que llegue la llamada.
Eliminada o anulada
Hay dos formas de deshacer una inscripción, y no son intercambiables:
| La inscripción está | Qué pasa |
|---|---|
| impagada | se elimina — no se cobró nada |
| pagada | se anula — permanece, y se convierte en crédito |
La aplicación elige por ti. El comando de eliminar rechaza una inscripción pagada, y el comando de anular rechaza una impagada.
Anular una inscripción pagada
Cuándo puede hacerse
Anular es posible mientras las inscripciones de ese evento estén todavía abiertas y la exposición no haya terminado. Una vez cerradas las inscripciones los perros tienen números de catálogo y se han repartido a los rings, y deshacer eso es una operación completamente distinta.
Solo un administrador puede anular. El expositor no puede hacerlo desde sus propias páginas: se pone en contacto contigo y tú lo ejecutas.
Cómo se hace
- Abre la página entries y busca la inscripción. El estado muestra si está pagada.
- Haz doble clic en la fila para abrirla.
- Pulsa Cancel entry. El botón solo está ahí en una inscripción pagada que no se haya anulado ya.
- Confirma.
La confirmación hace una única pregunta. Si quieres dejar constancia de por qué se anuló la inscripción, escríbelo después en el campo Cancelled note, que aparece en la inscripción una vez anulada.
Cuál es el importe
El importe acreditado es el entry amount — el precio completo de la inscripción, la misma cifra que vio el expositor antes de pagar.
La comisión de tarjeta no se incluye. En el ejemplo de arriba el importe de la inscripción es 114,00 y la comisión 1,50, así que el expositor pagó 115,50 y recupera 114,00 como crédito. La organización ya le ha pagado esa comisión al banco y no la recupera al anular, así que tampoco se le da al expositor. En las inscripciones pagadas por transferencia o en efectivo no hay comisión y la cuestión no se plantea.
Qué le pasa a la inscripción
La inscripción no se elimina. Permanece en las listas, marcada como anulada, porque es el registro de un dinero que se cobró de verdad.
Lo que cambia es que sus perros se apartan. A partir de ese momento la inscripción no cuenta para nada en la exposición:
- ya no aparece en las estadísticas, ni en el catálogo, ni en las fichas de expositor, ni en la asignación a los rings;
- sus perros quedan libres para volver a inscribirse en el mismo evento — que es el sentido de anular;
- la lista de perros que contenía sigue siendo visible en la inscripción, bajo Cancelled dogs.
La inscripción sigue marcada como paid, porque lo estaba. Es la anulación la que la saca de la exposición, no el estado del pago.
Por eso también el interruptor de pagado no tiene efecto en una inscripción pagada con tarjeta. Devolver un pago con tarjeta al estado de impagado era antes una forma de dejar borrable la inscripción, y el dinero cobrado desaparecía entonces sin dejar rastro. Anula la inscripción en su lugar: el importe va al crédito y sigue estando a la vista.
Se avisa al expositor
Sale un correo automáticamente, en el idioma del expositor, diciendo qué inscripción se anuló, cuánto se acreditó y cuál es el saldo ahora. No hace falta que le escribas aparte.
Si la dirección es incorrecta y el mensaje rebota, la anulación sigue en pie: el dinero ya se ha devuelto al crédito. Lo único que falla es la notificación.
Gastar el crédito
El expositor no tiene que pedir que se use el crédito. Se aplica solo durante la inscripción, antes del paso del pago, y el importe que se muestra al final del asistente ya viene neto de él.
Solo está disponible el saldo hacia la organización de esa exposición. Si el expositor tiene cincuenta euros con otra organización, ese dinero no aparece y no puede usarse.
Cuando una inscripción cubre varios eventos, el crédito se consume de una inscripción en una, empezando por el evento más próximo. Así la exposición más cercana se cubre primero, y lo que sobra va a la siguiente.
- Una inscripción cubierta por completo por el crédito no tiene nada que pagar, ni comisión de tarjeta.
- Una inscripción cubierta solo en parte conserva un saldo a pagar, y si el expositor paga con tarjeta esa inscripción lleva la comisión.
Una inscripción que el crédito cubre por entero se registra como pagada de inmediato. No hay pago que hacer, así que no hay nada que confirmar después.
Una organización cada vez
Una sola inscripción no puede mezclar exposiciones de organizaciones distintas. Si el expositor selecciona eventos que pertenecen a dos de ellas la inscripción se rechaza, y tiene que inscribirse por separado.
El motivo es el crédito: cada inscripción tendría que recurrir a un saldo distinto.
Dónde mirar el crédito
Abre el expositor. La ficha tiene cuatro pestañas — personal data, dogs, entries y credit movements. El campo Credit amount de la primera pestaña es el total de todas las organizaciones, y es de solo lectura.
La pestaña credit movements es la que responde a las preguntas útiles. Cada línea lleva la fecha, qué lo causó, el importe, el saldo posterior, la organización y la nota.
Corregir un crédito a mano
La cifra del crédito no puede sobrescribirse. Es la suma de los movimientos, y cambiarla directamente dejaría al total diciendo una cosa y a la lista diciendo otra. Una corrección se hace por tanto añadiendo un movimiento.
- Abre el expositor.
- Ve a la pestaña credit movements.
- Pulsa el + que hay encima de la tabla.
- Elige la organización, escribe el importe, escribe el motivo, y confirma.
Organization — a qué saldo se aplica la corrección. El crédito se mantiene siempre hacia una organización, así que esto no puede dejarse vacío.
Amount — con signo. Un importe positivo añade crédito, uno negativo lo quita. Un saldo no puede empujarse por debajo de cero: la corrección se rechaza si fuera a hacerlo.
Note — obligatorio. Una corrección sin un motivo escrito es exactamente esa línea que nadie sabe explicar seis meses después.
Las correcciones están disponibles solo para administradores, y dejan una línea en la lista como cualquier otro movimiento. No se sobrescribe ni se elimina nunca nada.
Si algo no funciona
El botón Cancel entry no está. Solo aparece en una inscripción que esté pagada y no anulada ya. En una inscripción impagada no hay nada que devolver, y la inscripción se elimina desde la barra de herramientas en su lugar.
La anulación se rechaza. Las inscripciones de ese evento están cerradas, o la exposición ha terminado. Ambas cosas se comprueban al confirmar, no al dibujar el botón, así que el rechazo puede llegar en el último momento.
El expositor dice que el crédito no aparece al inscribirse. Casi siempre el crédito pertenece a otra organización. Abre la pestaña de movimientos de crédito y mira la columna de la organización: el saldo solo puede usarse en exposiciones de la organización que ahí se nombra.
La inscripción se rechaza con un mensaje sobre organizaciones. El expositor ha seleccionado eventos que pertenecen a más de una organización. Tiene que inscribirse por separado, una vez por organización.
El interruptor de pagado no tiene efecto en una inscripción pagada con tarjeta. Es intencionado — véase más arriba. Anula la inscripción en su lugar.
El crédito total no coincide con los movimientos. No debería pasar nunca, porque cada movimiento escribe los dos. Si aun así lo ves, no intentes corregir el total a mano: de todas formas no puede escribirse. Añade un ajuste manual con la diferencia y una nota diciendo lo que has encontrado, para que la discrepancia quede registrada en lugar de escondida.