Annuler des engagements et crédit
Il arrive qu'un exposant engage les mauvais chiens, choisisse le mauvais événement, ou change simplement d'avis après avoir payé. Ce chapitre explique comment annuler un engagement payé, ce qu'il advient de l'argent, et comment l'exposant s'en ressert.
Il est écrit pour qui mène l'exposition depuis l'ordinateur du bureau. L'exposant ne fait rien d'autre que lire le message qui arrive et engager à nouveau.
L'argent ne repart jamais par où il est venu
Quel que soit le moyen employé par l'exposant pour payer — carte, virement bancaire ou espèces — un engagement annulé ne produit pas de remboursement sur ce canal. Le montant est placé dans le credit de l'exposant, et l'exposant le dépense au prochain engagement. Aucune transaction par carte n'est jamais annulée.
C'est un choix délibéré et il ne peut pas être modifié depuis l'interface : il n'y a nulle part un bouton qui renvoie de l'argent sur une carte. Dites-le clairement quand un exposant pose la question — la réponse n'est pas « on verra », c'est « cela devient du crédit, et vous l'utilisez la prochaine fois ».
Le crédit appartient à une organisation
Le crédit n'est pas un pot unique. Chaque montant est détenu envers l'organisation qui a reçu le paiement, et il ne peut être dépensé que sur des expositions de cette même organisation. Un exposant ayant du crédit chez deux organisations a deux soldes distincts.
La fiche de l'exposant affiche un unique Credit amount, et ce chiffre est la somme de tous les soldes. Il répond à « combien ai-je en tout », pas à « combien puis-je dépenser ici ». À la seconde question répond la liste credit movements, qui nomme l'organisation sur chaque ligne.
Cette distinction est à l'origine de presque tous les appels téléphoniques sur le crédit : il vaut donc la peine de l'avoir claire avant que l'appel n'arrive.
Supprimé ou annulé
Il y a deux façons de défaire un engagement, et elles ne sont pas interchangeables :
| L'engagement est | Ce qui se passe |
|---|---|
| impayé | il est supprimé — rien n'avait été encaissé |
| payé | il est annulé — il reste, et devient du crédit |
L'application choisit pour vous. La commande de suppression refuse un engagement payé, et la commande d'annulation refuse un engagement impayé.
Annuler un engagement payé
Quand c'est possible
L'annulation est possible tant que les engagements de cet événement sont encore ouverts et que l'exposition n'est pas terminée. Une fois les engagements clôturés, les chiens ont des numéros de catalogue et ont été répartis dans les rings : défaire cela est une opération tout à fait différente.
Seul un administrateur peut annuler. L'exposant ne peut pas le faire depuis ses propres pages : il vous contacte et vous exécutez.
Comment faire
- Ouvrez la page entries et trouvez l'engagement. L'état indique s'il est payé.
- Double-cliquez sur la ligne pour l'ouvrir.
- Appuyez sur Cancel entry. Le bouton n'est présent que sur un engagement payé et pas déjà annulé.
- Confirmez.
La confirmation ne pose qu'une question. Si vous voulez consigner pourquoi l'engagement a été annulé, écrivez-le ensuite dans le champ Cancelled note, qui apparaît sur l'engagement une fois celui-ci annulé.
Quel est le montant
Le montant crédité est l'entry amount — le prix complet de l'engagement, le même chiffre que l'exposant a vu avant de payer.
La commission de carte n'est pas comprise. Dans l'exemple ci-dessus, le montant de l'engagement est de 114,00 et la commission de 1,50 : l'exposant a donc payé 115,50 et récupère 114,00 en crédit. L'organisation a déjà versé cette commission à la banque et ne la récupère pas en annulant : elle n'est donc pas rendue à l'exposant non plus. Sur les engagements payés par virement ou en espèces il n'y a pas de commission et la question ne se pose pas.
Ce qu'il advient de l'engagement
L'engagement n'est pas supprimé. Il reste dans les listes, marqué comme annulé, parce qu'il est la trace d'un argent réellement encaissé.
Ce qui change, c'est que ses chiens sont mis de côté. À partir de ce moment l'engagement ne compte plus pour rien dans l'exposition :
- il n'apparaît plus dans les statistiques, le catalogue, les fiches d'exposant ni l'affectation aux rings ;
- ses chiens redeviennent libres d'être engagés pour le même événement — c'est tout l'intérêt de l'annulation ;
- la liste des chiens qu'il contenait reste visible sur l'engagement, sous Cancelled dogs.
L'engagement demeure marqué paid, parce qu'il l'était. C'est l'annulation qui le retire de l'exposition, pas l'état du paiement.
C'est aussi pourquoi l'interrupteur de paiement reste sans effet sur un engagement payé par carte. Repasser un paiement par carte en impayé était autrefois un moyen de rendre l'engagement supprimable, et l'argent encaissé disparaissait alors sans laisser de trace. Annulez plutôt l'engagement : le montant part au crédit et reste visible.
L'exposant est prévenu
Un courriel part automatiquement, dans la langue de l'exposant, indiquant quel engagement a été annulé, combien a été crédité et quel est le solde désormais. Vous n'avez pas besoin de lui écrire séparément.
Si l'adresse est erronée et que le message revient, l'annulation tient tout de même : l'argent a déjà été rendu au crédit. Seule la notification échoue.
Dépenser le crédit
L'exposant n'a pas à demander l'utilisation du crédit. Il est appliqué tout seul lors de l'engagement, avant l'étape du paiement, et le montant affiché à la fin de l'assistant en est déjà net.
Seul le solde envers l'organisation de cette exposition est disponible. Si l'exposant a cinquante euros chez une autre organisation, cet argent n'apparaît pas et ne peut pas être utilisé.
Lorsqu'un enregistrement couvre plusieurs événements, le crédit se consomme un engagement à la fois, en commençant par l'événement le plus proche. L'exposition la plus proche est donc couverte d'abord, et ce qui reste va à la suivante.
- Un engagement entièrement couvert par le crédit n'a rien à payer, ni de commission de carte.
- Un engagement partiellement couvert conserve un solde à payer, et si l'exposant règle par carte, cet engagement porte la commission.
Un engagement que le crédit couvre entièrement est enregistré comme payé immédiatement. Il n'y a pas de paiement à effectuer, donc rien à confirmer ensuite de votre côté.
Une organisation à la fois
Un même enregistrement ne peut pas mélanger des expositions d'organisations différentes. Si l'exposant sélectionne des événements appartenant à deux d'entre elles, l'enregistrement est refusé, et il doit engager séparément.
La raison en est le crédit : chaque engagement devrait puiser dans un solde différent.
Où consulter le crédit
Ouvrez l'exposant. La fiche a quatre onglets — personal data, dogs, entries et credit movements. Le champ Credit amount du premier onglet est le total toutes organisations confondues, et il est en lecture seule.
L'onglet credit movements est celui qui répond aux questions utiles. Chaque ligne porte la date, la cause, le montant, le solde après, l'organisation et la note.
Corriger un crédit à la main
Le chiffre du crédit ne peut pas être saisi par-dessus. Il est la somme des mouvements, et le modifier directement laisserait le total dire une chose et la liste une autre. Une correction se fait donc en ajoutant un mouvement.
- Ouvrez l'exposant.
- Allez dans l'onglet credit movements.
- Appuyez sur le + au-dessus du tableau.
- Choisissez l'organisation, saisissez le montant, écrivez le motif, et confirmez.
Organization — le solde auquel la correction s'applique. Le crédit est toujours détenu envers une organisation : ce champ ne peut pas rester vide.
Amount — avec un signe. Un montant positif ajoute du crédit, un montant négatif en retire. Un solde ne peut pas être poussé sous zéro : la correction est refusée si elle devait le faire.
Note — obligatoire. Une correction sans motif écrit est exactement la ligne que personne ne saura expliquer six mois plus tard.
Les corrections ne sont accessibles qu'aux administrateurs, et elles laissent une ligne dans la liste comme n'importe quel autre mouvement. Rien n'est jamais écrasé ni supprimé.
Si quelque chose ne fonctionne pas
Le bouton Cancel entry n'est pas là. Il n'apparaît que sur un engagement payé et pas déjà annulé. Sur un engagement impayé il n'y a rien à rendre, et l'engagement se supprime depuis la barre d'outils à la place.
L'annulation est refusée. Les engagements de cet événement sont clôturés, ou l'exposition est terminée. Les deux sont vérifiés au moment où vous confirmez, pas au moment où le bouton est dessiné : le refus peut donc arriver au dernier moment.
L'exposant dit que le crédit n'apparaît pas au moment d'engager. Presque toujours, le crédit appartient à une autre organisation. Ouvrez l'onglet des mouvements de crédit et regardez la colonne de l'organisation : le solde n'est utilisable que sur les expositions de l'organisation qui y est nommée.
L'enregistrement est refusé avec un message au sujet des organisations. L'exposant a sélectionné des événements appartenant à plus d'une organisation. Il doit engager séparément, une fois par organisation.
L'interrupteur de paiement reste sans effet sur un engagement payé par carte. C'est intentionnel — voir plus haut. Annulez plutôt l'engagement.
Le crédit total ne correspond pas aux mouvements. Cela ne devrait jamais arriver, puisque chaque mouvement écrit les deux. Si vous le constatez tout de même, n'essayez pas de corriger le total à la main : de toute façon il ne peut pas être saisi. Ajoutez un ajustement manuel avec la différence et une note disant ce que vous avez trouvé, pour que l'écart soit consigné plutôt que caché.