Annullare le iscrizioni e il credito
Capita che un espositore iscriva i cani sbagliati, scelga l'evento sbagliato, o semplicemente cambi idea dopo aver pagato. Questo capitolo spiega come annullare un'iscrizione pagata, cosa succede al denaro e come l'espositore lo riusa.
È scritto per chi governa l'esposizione dal computer di segreteria. L'espositore non fa nulla, se non leggere il messaggio che arriva e iscriversi di nuovo.
Il denaro non torna mai per la via da cui è arrivato
Qualunque cosa l'espositore abbia usato per pagare — carta, bonifico o contanti — un'iscrizione annullata non produce un rimborso su quel canale. L'importo viene messo nel credito dell'espositore, e l'espositore lo spende alla prossima iscrizione. Nessuna transazione con carta viene mai stornata.
È una scelta deliberata e non si cambia dall'interfaccia: non esiste da nessuna parte un pulsante che rimandi il denaro su una carta. Dillo con chiarezza quando un espositore lo chiede — la risposta non è "vediamo", è "diventa credito, e lo usi la prossima volta".
Il credito appartiene a una organizzazione
Il credito non è un unico fondo. Ogni importo è trattenuto verso l'organizzazione che ha ricevuto il pagamento, e si può spendere solo su esposizioni di quella stessa organizzazione. Un espositore con credito presso due organizzazioni ha due saldi separati.
La scheda dell'espositore mostra un unico Credit amount, e quella cifra è la somma di tutti i saldi. Risponde alla domanda "quanto ho in tutto", non "quanto posso spendere qui". Alla seconda risponde l'elenco dei credit movements, che su ogni riga dichiara l'organizzazione.
È questa distinzione a generare quasi tutte le telefonate sul credito, quindi conviene averla chiara prima che la telefonata arrivi.
Cancellata o annullata
Ci sono due modi di disfare un'iscrizione, e non sono intercambiabili:
| L'iscrizione è | Cosa succede |
|---|---|
| non pagata | viene cancellata — non era stato incassato nulla |
| pagata | viene annullata — resta, e l'importo diventa credito |
È l'applicazione a scegliere per te. Il comando di cancellazione rifiuta un'iscrizione pagata, e quello di annullamento rifiuta una non pagata.
Annullare un'iscrizione pagata
Quando si può fare
L'annullamento è possibile finché le iscrizioni di quell'evento sono ancora aperte e l'esposizione non è conclusa. Una volta chiuse le iscrizioni i cani hanno un numero di catalogo e sono stati distribuiti nei ring, e disfare quello è tutta un'altra operazione.
Può annullare solo un amministratore. L'espositore non può farlo dalle proprie pagine: ti contatta e sei tu a eseguirlo.
Come si fa
- Apri la pagina entries e trova l'iscrizione. Lo stato dice se è pagata.
- Fai doppio clic sulla riga per aprirla.
- Premi Cancel entry. Il pulsante c'è solo su un'iscrizione pagata e non già annullata.
- Conferma.
La conferma pone una sola domanda. Se vuoi registrare perché l'iscrizione è stata annullata, scrivilo dopo nel campo Cancelled note, che compare sull'iscrizione una volta annullata.
Qual è l'importo
L'importo accreditato è l'entry amount — il prezzo pieno dell'iscrizione, la stessa cifra che l'espositore ha visto prima di pagare.
La commissione della carta non è compresa. Nell'esempio qui sopra l'entry amount è 114,00 e la fee è 1,50: l'espositore ha pagato 115,50 e riceve 114,00 di credito. L'organizzazione quella commissione l'ha già pagata alla banca e annullando non la riottiene, quindi non viene data nemmeno all'espositore. Sulle iscrizioni pagate con bonifico o contanti non c'è commissione e il problema non si pone.
Cosa succede all'iscrizione
L'iscrizione non viene cancellata. Resta negli elenchi, marcata come annullata, perché è la traccia di denaro che è stato davvero incassato.
Quello che cambia è che i suoi cani vengono messi da parte. Da quel momento l'iscrizione non conta più nulla per l'esposizione:
- non compare più nelle statistiche, nel catalogo, nelle schede degli espositori né nell'assegnazione ai ring;
- i suoi cani tornano liberi di essere iscritti di nuovo allo stesso evento — che è il senso dell'annullamento;
- l'elenco dei cani che conteneva resta visibile sull'iscrizione, sotto Cancelled dogs.
L'iscrizione resta marcata come pagata, perché lo era. È l'annullamento a toglierla dall'esposizione, non lo stato del pagamento.
Ed è anche il motivo per cui l'interruttore del pagato non ha effetto su un'iscrizione pagata con carta. Riportare un pagamento con carta a non pagato era un modo per rendere cancellabile l'iscrizione, e il denaro incassato sarebbe poi sparito senza lasciare traccia. Annulla invece l'iscrizione: l'importo va nel credito e resta visibile.
L'espositore viene avvisato
Parte automaticamente un'email, nella lingua dell'espositore, che dice quale iscrizione è stata annullata, quanto è stato accreditato e qual è adesso il saldo. Non serve scrivergli a parte.
Se l'indirizzo è sbagliato e il messaggio torna indietro, l'annullamento resta valido: il denaro è già tornato nel credito. A fallire è solo la notifica.
Spendere il credito
L'espositore non deve chiedere che il credito venga usato. Viene applicato da solo durante l'iscrizione, prima del passo del pagamento, e l'importo mostrato alla fine della procedura guidata è già al netto.
È disponibile solo il saldo verso l'organizzazione di quell'esposizione. Se l'espositore ha cinquanta euro presso un'altra organizzazione, quel denaro non compare e non si può usare.
Quando un'iscrizione copre più eventi, il credito viene consumato un'iscrizione per volta, partendo dall'evento più vicino. Così la prima esposizione è coperta per prima, e quello che avanza va sulla successiva.
- Un'iscrizione coperta per intero dal credito non ha nulla da pagare, e nessuna commissione di carta.
- Un'iscrizione coperta solo in parte conserva un residuo da pagare, e se l'espositore paga con carta quella iscrizione porta la commissione.
Un'iscrizione che il credito copre interamente viene registrata come pagata subito. Non c'è nessun pagamento da fare, quindi non c'è nulla da confermare dopo.
Una organizzazione per volta
Una singola iscrizione non può mescolare esposizioni di organizzazioni diverse. Se l'espositore seleziona eventi appartenenti a due di esse l'iscrizione viene rifiutata, e deve iscriversi separatamente.
Il motivo è il credito: ogni iscrizione dovrebbe attingere a un saldo diverso.
Dove si guarda il credito
Apri l'espositore. La scheda ha quattro linguette — personal data, dogs, entries e credit movements. Il campo Credit amount nella prima è il totale su tutte le organizzazioni, ed è di sola lettura.
La scheda credit movements è quella che risponde alle domande utili. Ogni riga porta la data, cosa l'ha causata, l'importo, il saldo dopo, l'organizzazione e la nota.
Correggere un credito a mano
La cifra del credito non si può sovrascrivere. È la somma dei movimenti, e cambiarla direttamente lascerebbe il totale a dire una cosa e l'elenco un'altra. Una correzione si fa quindi aggiungendo un movimento.
- Apri l'espositore.
- Vai nella scheda credit movements.
- Premi il + sopra la tabella.
- Scegli l'organizzazione, scrivi l'importo, scrivi il motivo e conferma.
Organization — a quale saldo si applica la correzione. Il credito è sempre trattenuto verso una organizzazione, quindi non si può lasciare vuoto.
Amount — con il segno. Un importo positivo accredita, uno negativo toglie. Un saldo non può essere spinto sotto zero: la correzione viene rifiutata se lo farebbe.
Note — obbligatoria. Una correzione senza un motivo scritto è esattamente la riga che fra sei mesi nessuno sa spiegare.
Le correzioni sono riservate agli amministratori, e lasciano una riga nell'elenco come qualsiasi altro movimento. Non viene mai sovrascritto né rimosso nulla.
Se qualcosa non funziona
Il pulsante Cancel entry non c'è. Compare solo su un'iscrizione pagata e non già annullata. Su un'iscrizione non pagata non c'è niente da restituire, e l'iscrizione si cancella invece dalla barra degli strumenti.
L'annullamento viene rifiutato. Le iscrizioni di quell'evento sono chiuse, oppure l'esposizione è conclusa. Vengono controllate entrambe al momento della conferma, non quando il pulsante viene disegnato, quindi il rifiuto può arrivare all'ultimo momento.
L'espositore dice che il credito non compare quando si iscrive. Quasi sempre il credito appartiene a un'altra organizzazione. Apri la scheda credit movements e guarda la colonna dell'organizzazione: il saldo è utilizzabile solo su esposizioni dell'organizzazione indicata lì.
L'iscrizione viene rifiutata con un messaggio sulle organizzazioni. L'espositore ha selezionato eventi appartenenti a più di una organizzazione. Deve iscriversi separatamente, una volta per organizzazione.
L'interruttore del pagato non ha effetto su un'iscrizione pagata con carta. È voluto — vedi sopra. Annulla invece l'iscrizione.
Il credito totale non corrisponde ai movimenti. Non dovrebbe mai succedere, perché ogni movimento scrive entrambi. Se lo vedi, non provare a correggere il totale a mano: non è nemmeno digitabile. Aggiungi una rettifica manuale con la differenza e una nota che dica cosa hai trovato, così la discrepanza resta registrata invece che nascosta.