Iscrizioni e pagamenti
Una volta che l'esposizione è organizzata il lavoro cambia natura. Non c'è più niente da costruire: da qui alla data di chiusura il mestiere è guardare le iscrizioni che arrivano, abbinarle al denaro che arriva per un'altra strada, e chiudere al momento giusto.
Seguire le iscrizioni
entries nel menu di sinistra è l'elenco di tutta l'istanza, su ogni esposizione.
Le tre schede in alto lo restringono: only entries for next events è la scelta sensata, all entries comprende il passato, card payments riguarda le transazioni con carta. only unpaid riduce l'elenco a ciò che è ancora dovuto, ed è l'elenco su cui si lavora davvero. La casella di filtro cerca fra le iscrizioni, quindi un cognome o un riferimento di pagamento ti porta su una riga sola.
Ogni riga porta l'espositore, se è paid, se è già partito un sollecito unpaid notified, quanti dogs, l'evento, quando è stata registrata, il payment reference e con quale metodo è stata pagata — card, transfer o cash. Il contatore in fondo dice quante righe sono caricate rispetto al totale, perché questi elenchi si allungano.
Per vedere un solo evento, apri l'evento e usa la sua scheda entries.
Registrare i pagamenti
Un bonifico arriva in banca, non in DogShow. Qualcuno deve collegare le due cose, ed è questo il lavoro.
- Prendi il riferimento dal bonifico.
- Incollalo nella casella di filtro della pagina entries.
- Premi set paid sulla riga.
Il pulsante diventa set unpaid, che è anche il modo per tornare indietro se hai marcato la riga sbagliata.
Vale per bonifici e contanti. Su un'iscrizione pagata con carta l'interruttore non ha effetto, ed è voluto: era un modo per rendere cancellabile un'iscrizione pagata, e il denaro incassato sarebbe poi sparito senza lasciare traccia. Un'iscrizione che va davvero disfatta si annulla invece, e l'importo diventa credito per l'espositore — Annullare le iscrizioni e il credito lo spiega.
Se il riferimento manca o è illeggibile — succede più spesso di quanto piacerebbe — cerca invece per cognome e nome, e controlla importo ed evento prima di marcare. Due iscrizioni dello stesso espositore per due eventi dello stesso fine settimana, a colpo d'occhio, sono identiche.
I pagamenti con carta non hanno bisogno di niente di tutto questo: si registrano da soli nel momento in cui avvengono. Il contante si marca a mano come un bonifico, di solito al banco il giorno dell'esposizione.
unpaid notified dice se il sollecito è già partito. Il ritardo è quello impostato in days for notify exhibitor payment non executed sull'organizzazione.
Il riferimento di pagamento
Il riferimento lo genera DogShow per ogni iscrizione e lo consegna all'espositore alla fine dell'iscrizione, nell'email di conferma e sul documento di iscrizione. È quello che rende identificabile un bonifico altrimenti anonimo.
Chiedi agli espositori di metterlo nella causale, esattamente com'è. A loro non costa nulla e alla segreteria risparmia tutta la faccenda della riconciliazione per nome — che è dove nascono gli errori, perché i cognomi si ripetono e i cani cambiano proprietario.
Chiudere le iscrizioni
La chiusura si fa dalla scheda assignments dell'evento, non dalla pagina delle iscrizioni.
Premi close the entries. Da quel momento nessun espositore può più iscriversi, e l'applicazione fa il lavoro che dipende dal conoscere l'elenco definitivo: distribuisce i cani ai ring dei rispettivi giudici, calcola l'ordine di giudizio e gli orari di inizio, e sblocca i documenti e il catalogo.
Prima devono essere vere due cose. Ogni razza deve avere un giudice — lo dice il contatore nell'intestazione di ciascun gruppo — e la data di chiusura dovrebbe essere passata, perché chiudere in anticipo taglia fuori chi aspettava l'ultimo giorno.
La chiusura non è irreversibile. Accanto compare un pulsante reopen the entries, per l'iscrizione in ritardo che hai deciso di accettare. Usalo e poi richiudi: tutto quello che era stato calcolato alla chiusura viene ricalcolato da capo.