Engagements et paiements
Une fois l'exposition organisée, le travail change de nature. Il n'y a plus rien à construire : d'ici la date de clôture, le travail consiste à voir arriver les engagements, à les rapprocher de l'argent qui arrive séparément, et à clôturer au bon moment.
Suivre les engagements
entries dans le menu de gauche est la liste de toute l'instance, toutes expositions confondues.
Les trois onglets du haut la restreignent : only entries for next events est la valeur par défaut raisonnable, all entries inclut le passé, card payments concerne les transactions par carte. only unpaid réduit la liste à ce qui est encore dû, et c'est la liste avec laquelle on travaille réellement. Le champ de filtre cherche dans les engagements : un nom de famille ou une référence de paiement vous mène à une seule ligne.
Chaque ligne porte l'exposant, s'il est paid, si une relance unpaid notified est partie, combien de dogs, l'événement, la date d'enregistrement, la payment reference, et le moyen utilisé — card, transfer ou cash. Le compteur en bas dit combien de lignes sont chargées sur le total, car ces listes deviennent longues.
Pour ne voir qu'un événement, ouvrez l'événement et utilisez son onglet entries.
Enregistrer les paiements
Un virement bancaire arrive à la banque, pas dans DogShow. Quelqu'un doit relier les deux, et c'est ce travail-ci.
- Prenez la référence figurant sur le virement.
- Collez-la dans le champ de filtre de la page entries.
- Appuyez sur set paid sur la ligne.
Le bouton devient set unpaid, ce qui est aussi la façon d'annuler si vous avez marqué la mauvaise ligne.
Cela vaut pour les virements et les espèces. Sur un engagement payé par carte, l'interrupteur reste sans effet, et c'est délibéré : c'était autrefois un moyen de rendre supprimable un engagement payé, et l'argent encaissé disparaissait alors sans laisser de trace. Un engagement qu'il faut vraiment défaire est annulé à la place, ce qui transforme le montant en crédit pour l'exposant — Annuler des engagements et crédit traite la question.
Si la référence manque ou est illisible — cela arrive plus souvent qu'on ne le voudrait — cherchez plutôt par nom et prénom, et vérifiez le montant et l'événement avant de marquer. Deux engagements du même exposant pour deux événements du même week-end paraissent identiques au premier coup d'œil.
Les paiements par carte n'ont besoin de rien de tout cela : ils s'enregistrent au fil de l'eau. Les espèces se marquent à la main comme un virement, généralement au bureau le jour de l'exposition.
unpaid notified indique si la relance est déjà partie. Le délai est le days for notify exhibitor payment non executed fixé sur l'organisation.
La référence de paiement
La référence est générée par DogShow pour chaque engagement et remise à l'exposant à la fin de son engagement, dans le courriel de confirmation et sur le document d'engagement. C'est elle qui rend identifiable un virement anonyme.
Demandez aux exposants de la mettre dans le libellé du virement, exactement telle quelle. Cela ne leur coûte rien et épargne au bureau tout le travail de rapprochement par nom — c'est là que se produisent les erreurs, parce que les noms se répètent et que les chiens changent de propriétaire.
Clôturer les engagements
La clôture se fait dans l'onglet assignments de l'événement, pas sur la page des engagements.
Appuyez sur close the entries. À partir de ce moment aucun exposant ne peut engager, et l'application fait le travail qui suppose de connaître la liste définitive : elle répartit les chiens dans les rings de leurs juges, calcule l'ordre de jugement et les heures de début, et déverrouille les documents et le catalogue.
Deux conditions doivent être réunies d'abord. Chaque race doit avoir un juge — le compteur de l'en-tête de chaque groupe le dit — et la date de clôture devrait être passée, car clôturer trop tôt exclut ceux qui attendaient le dernier jour.
La clôture n'est pas irréversible. Un bouton reopen the entries apparaît à côté, pour l'engagement tardif que vous avez décidé d'accepter. Utilisez-le puis clôturez de nouveau : tout ce qui avait été calculé à la clôture est recalculé.