Inscripciones y pagos
Una vez organizada la exposición el trabajo cambia de carácter. Ya no hay que construir nada más: desde aquí y hasta la fecha de cierre el trabajo consiste en ver llegar las inscripciones, casarlas con el dinero que llega por separado, y cerrar en el momento adecuado.
Seguir las inscripciones
entries en el menú de la izquierda es la lista de toda la instancia, de todas las exposiciones.
Las tres pestañas de arriba la acotan: only entries for next events es el valor predeterminado razonable, all entries incluye el pasado, card payments es para las transacciones con tarjeta. only unpaid reduce la lista a lo que sigue debiéndose, que es la lista con la que de verdad se trabaja. La caja de filtro busca en las inscripciones, así que un apellido o una referencia de pago te lleva a una sola línea.
Cada fila lleva el expositor, si está paid, si ha salido un recordatorio unpaid notified, cuántos dogs, el evento, cuándo se registró, la payment reference, y qué método se usó — card, transfer o cash. El contador del pie dice cuántas filas están cargadas del total, porque estas listas se hacen largas.
Para ver un solo evento, abre el evento y usa su pestaña entries.
Registrar los pagos
Una transferencia bancaria llega al banco, no a DogShow. Alguien tiene que conectar las dos cosas, y ese es este trabajo.
- Toma la referencia de la transferencia.
- Pégala en la caja de filtro de la página entries.
- Pulsa set paid en la fila.
El botón pasa a ser set unpaid, que es también como se deshace si has marcado la línea equivocada.
Eso vale para transferencias y efectivo. En una inscripción pagada con tarjeta el interruptor no tiene efecto, y es deliberado: antes era una forma de dejar borrable una inscripción pagada, y el dinero cobrado desaparecía entonces sin dejar rastro. Una inscripción que hay que deshacer de verdad se anula en su lugar, lo que convierte el importe en crédito para el expositor — Anular inscripciones y crédito lo cubre.
Si la referencia falta o es ilegible — pasa más a menudo de lo que querrías — busca en su lugar por apellido y nombre, y comprueba el importe y el evento antes de marcarla. Dos inscripciones del mismo expositor para dos eventos del mismo fin de semana parecen idénticas de un vistazo.
Los pagos con tarjeta no necesitan nada de esto: se registran según ocurren. El efectivo se marca a mano como una transferencia, normalmente en la mesa el día de la exposición.
unpaid notified muestra si el recordatorio ya ha salido. El plazo es el days for notify exhibitor payment non executed fijado en la organización.
La referencia de pago
La referencia la genera DogShow para cada inscripción y se le da al expositor al final de su inscripción, en el correo de confirmación y en el documento de inscripción. Es lo que hace identificable una transferencia anónima.
Pide a los expositores que la pongan en el concepto de la transferencia, exactamente como es. A ellos no les cuesta nada y le ahorra a la oficina todo el asunto de conciliar por nombre — que es donde se cometen los errores, porque los nombres se repiten y los perros cambian de dueño.
Cerrar las inscripciones
El cierre se hace en la pestaña assignments del evento, no en la página de inscripciones.
Pulsa close the entries. A partir de ese momento ningún expositor puede inscribirse, y la aplicación hace el trabajo que depende de conocer la lista definitiva: reparte los perros a los rings de sus jueces, calcula el orden de juicio y las horas de inicio, y desbloquea los documentos y el catálogo.
Antes tienen que cumplirse dos cosas. Cada raza debe tener un juez — el contador de la cabecera de cada grupo lo dice — y la fecha de cierre debería haber pasado, ya que cerrar antes de tiempo deja fuera a quien estuviera esperando al último día.
El cierre no es irreversible. Junto a él aparece un botón reopen the entries, para esa inscripción tardía que has decidido aceptar. Úsalo y vuelve a cerrar después: todo lo que se calculó al cerrar se calcula de nuevo.